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O final do expediente é o sagrado momento para “fechar o caixa”, ou melhor: é a hora em que você verá quanto dinheiro entrou no caixa e quanto saiu. Nesse momento você pode planejar se é possível fazer investimentos no dia seguinte, se há dinheiro suficiente para pagar algumas contas, ou se é necessário cortas despesas.
Para organizar o seu caixa é aconselhável utilizar uma “ferramenta” muito conhecida no mundo dos negócio, é o famoso Fluxo de Caixa. Esse instrumento nada mais é do que uma planilha de entradas e saídas, que tem por objetivo registrar os valores e as datas dos pagamentos e dos recebimentos. Com o fluxo de caixa em mãos, você visualiza todos os recebimentos e pagamentos que ainda irão ocorrer; e consegue ter uma boa noção de quanto dinheiro estará disponível no futuro.
Na planilha de Fluxo de Caixa você pode registrar todas as operações financeiras que acontecem no seu negócio, como por exemplo: financiamentos, compras, vendas, pagamentos de salários, contratação ou demissão de funcionários, retiradas de pró-labore, etc... Todas aquelas operações de entrada (recebimentos) ou saída (pagamentos) no seu caixa!
Observações importantes!
Para criar planilhas bem estruturadas utilize um computador com os programas Microsoft Excel ou BrOffice Calc, este último normalmente encontrado nos sistemas Linux. Há também a possibilidade de adquirir um sistema de gerenciamento contábil, e administrativo, que inclua uma planilha de fluxo de caixa.
Esses Programas de computador são Planilhas eletrônicas, ou folhas de cálculo, que utilizam tabelas para calcular equações e apresentar dados. Se você ainda não domina ou sequer conhece estas tecnologias, procure conhecê-las. É muito fácil encontrar escolas de informática aptas a lhe ensinar como operar essas ferramentas, existem também sites na internet que vendem CDs e DVDs com cursos completos fáceis de aprender. Nos dias de hoje, o empreendedor competente domina as planilhas eletrônicas!
Ao desenvolver o seu fluxo de caixa, não se preocupe em preenchê-lo com informações antigas. Comece a preenchê-lo a partir do dia de hoje, com os saldos atuais e as entradas e saídas que você sabe que irão ocorrer. Isso acontece sempre nos fluxos de caixa, algumas das entradas e saídas futuras você saberá, antecipadamente, o valor e a data em que irão ocorrer.
Você pode criar planilhas semanais, iguais a do exemplo acima, e/ou criar planilhas mensais, compreendendo a primeira semana, segunda semana, terceira semana, etc... ou até mesmo planilhas trimestrais e semestrais. Detalhar as planilhas é extremamente útil porque há entradas e saídas que ocorrem apenas uma vez por mês (Ex: receitas de aluguel e despesas com telefone, juros, etc...) e outras que podem ocorrer somente uma vez por ano ou serem parceladas em alguns meses, ou até mesmo ao longo dos 12 meses do ano, por exemplo: o pagamento do 13º salário dos funcionários.
Além disso, é aconselhável que você dê nome e número para cada planilha. Por exemplo: a planilha acima foi “batizada” de Lucilene 01. Neste caso, para completar o “mês da Lucilene”, as planilhas posteriores poderiam ser Lucilene 02, Lucilene 03 e Lucilene 04. Assim você não perde a seqüência!
Leve a sério essas dicas! Quanto mais organizado e detalhado for o seu fluxo de caixa, melhor será a previsão dos saldos futuros e,
consequentemente, a sua administração financeira.
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Autor e titular: Luiz Antonio R. da Silva
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